Categoria: IPI

ICMS- IPI - Arquivo das Notas Fiscais Eletrônicas

Circ Inf 07-14

Ressaltamos aos nossos clientes e demais colaboradores que, com o advento das notas fiscais eletrônicas (NF-e), o arquivamento dos documentos também passou a ser digital. Ou seja, ao fazer auditoria, o Fisco requisitará os arquivos eletrônicos dos documentos fiscais de entradas e saídas. A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso.

Assim sendo, as empresas obrigadas à emissão das NF-e devem guardar por cinco anos completos os arquivos XML das notas fiscais emitidas, como também das notas fiscais de compras e demais entradas.

Em regra, os programas emissores da NF-e adquiridos de empresas privadas possuem a função de repositores dos arquivos das notas fiscais eletrônicas emitidas.

Caso o sistema emissor da NF-e adotado pela empresa não tenha a função de arquivamento, sugerimos que as empresas salvem os arquivos XML das notas fiscais emitidas em pastas criadas nos seus computadores para esta finalidade, promovendo backups periódicos para segurança.

Quanto às notas fiscais de entradas, as empresas que são obrigadas à emissão da NF-e também precisam manter o arquivo eletrônico XML, (se não forem obrigadas à emissão de NF-e, o arquivo das entradas pode se dar pelo DANFE, em papel). Considerando que cabe ao fornecedor (emitente) encaminhar o arquivo XML da NF-e ao destinatário, para o e-mail indicado pelo comprador das mercadorias, sugerimos que as empresas abram pastas segregadas por mês em seus computadores para salvar todos os arquivos XML das notas fiscais de entradas e manter o arquivo delas.

Reproduzimos orientações a respeito, obtidas no portal da NF eletrônica, disponível na rede mundial de computadores, através do link: <http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=lWG+ydeHRQg=>.

As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?

Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.